Kunandi P

1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Pengembangan Software

Software adalah perintah (program komputer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara proporsional, dan dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program.

Software memiliki dua peran, di satu sisi berfungsi sebagai sebuah produk dan di sisi lain sebagai kendaran yang mengantarkan sebuah produk. Sebagai produk, software mengantarkan potensi perhitungan yang dibangun oleh software komputer. Baik di dalam sebuah telepon seluler, atau beroperasi di sebuah mainframe komputer, software merupakan transformer informasi yang memproduksi, mengatur, memperoleh, memodifikasi, menampilkan, atau memancarkan informasi, dimana pekerjaan ini dapat sesederhana suatu bit tunggal atau sekompleks sebuah simulasi multimedia. Sedangkan peran sebagai kendaran yang dipakai untuk mengantarkan produk, software berlaku sebagai dasar untuk kontrol komputer (sistem operasi), komunikasi informasi (jaringan), dan penciptaan serta kontrol dari program – program lain (peranti dan lingkungan software).

Karakteristik Software

Penting untuk memeriksa karakteristik software, yang membedakannya dari hal lainnya yang dapat dibangun/dibuat oleh manusia. Software merupakan elemen sistem yang bersifat logikal, karakterisktik software diantaranya :

• Software dibangun/direncanakan, bukan barang pabrikan dalam artian umum

Walaupun sepertinya ada kesamaan antara Pengembangan software (software development ) dan pembuatan hardware (hardware manufacture ), tetapi kedua aktivitas ini secara mendasar sangat berbeda.

• Software tidak lekang oleh waktu

Hardware dapat habis dimakan waktu (wear out), dan ketika terjadi kerusakan atau kesalahan pada hardware, yang dapat dilakukan adalah dengan mengganti bagian yang rusak dengan yang baru, tetapi hal tersebut tidak berlaku dalam software. Jika terjadi kerusakan atau kesalahan pada software maka kesalahan tersebut dapat mengindikasikan kesalahan pada saat perancangan

• Kebanyakan software merupakan `custom-builts` dari pada dibuat untuk suatu kepentingan tertentu

Jika dalam perancangan suatu hardware seorang perancang cukup menggambarkan rancangannya, kemudian membangun/membuat hardware yang dimaksud, tetapi tidak demikian dengan software, tidak ada gambar yang dapat mendeskripsikan komponen software

Software secara umum dapat di bagi dua yaitu software sistem dan software aplikasi. Software sistem dapat di bagi lagi menjadi tiga macam yaitu :

1. Bahasa pemrograman

Bertugas mengkonversikan arsitektur dan algoritma yang di rancang manusia ke dalam format yang dapat di jalankan komputer, contoh bahasa pemrograman di antaranya: BASIC, COBOL, Pascal, C++, FORTRAN

2. Sistem Operasi

Saat komputer pertama kali di hidupkan, sistem operasilah yang pertama kali di jalankan, sistem operasi yang mengatur seluruh proses, menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, memanejemen penggunaan memori dan memberikan keluaran ke peralatan yang bersesuaian, contoh sistem operasi : DOS, Unix, Windows 95, IMB OS/2, Apple’s System 7

3. Utility

Software sistem dengan fungsi tertentu, misalnya pemeriksaan perangkat keras (hardware troubleshooting), memeriksa disket yang rusak (bukan rusak fisik), mengatur ulang isi harddisk (partisi, defrag), contoh Utilty adalah Norton Utility

Software lebih merupakan elemen logika dan bukan merupakan elemen sistem fisik. Software memiliki ciri yang berbeda dari Hardware, yaitu :

1. Software dibangun dan dikembangkan, tidak dibuat dalam bentuk yang klasik.
2. Software tidak pernah usang.
3. Sebagian besar Software dibuat secara custom-built, serta tidak dapat dirakit dari komponen yang sudah ada.

Karakteristik dari produk software :

1. Maintainanbility

2. Dependability

3. Efficiency

4. Usability

Proses (produksi) software, yaitu:

1. Spesifikasi software

2. Pengembangan software

3. Validasi (pengetesan dan pengujian)

4. Evolusi, pengembangan lanjutan

Model – model proses untuk software engineering seperti model sekuensial linier, model prototipe, model RAD, model inkremental, model spiral, model asembli komponen, model pengembangan kongkuren, model metode formal, model teknik generasi keempat.

MODEL SEKUENSIAL LINIER

Model sekuensial linier untuk software engineering, sering disebut juga dengan siklus kehidupan klasik atau model air terjun. Model ini mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan software yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Dimodelkan setelah siklus rekysa konvensional, model sekuensial linier melingkupi aktivitas – aktivitas sebagai berikut

1. Rekayasa dan pemodelan sistem/informasi

Karena sistem merupakan bagian dari sebuah sistem yang lebih besar, kerja dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan ke software tersebut. Pandangan sistem ini penting ketika software harus berhubungan dengan elemen-elemen yang lain seperti software, manusia, dan database. Rekayasa dan anasisis sistem menyangkut pengumpulan kebutuhan pada tingkat sistem dengan sejumlah kecil analisis serta disain tingkat puncak. Rekayasa informasi mancakup juga pengumpulan kebutuhan pada tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis

2. Analisis kebutuhan Software

Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan, khusunya pada software. Untuk memahami sifat program yang dibangun, analis harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan interface yang diperlukan. Kebutuhan baik untuk sistem maupun software didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.

3. Desain

Desain software sebenarnya adalah proses multi langkah yang berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda; struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Proses desain menterjemahkan syarat/kebutuhan ke dalam sebuah representasi software yang dapat diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode. Sebagaimana persyaratan, desain didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software

4. Generasi Kode

Desain harus diterjemahkan kedalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis

5. Pengujian

Sekali program dibuat, pengujian program dimulai. Proses pengujian berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan – kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan.

6. Pemeliharaan

Software akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan (perkecualian yang mungkin adalah software yang dilekatkan). Perubahan akan terjadi karena kesalahan – kesalahan ditentukan, karena software harus disesuaikan untuk mengakomodasi perubahan – perubahan di dalam lingkungan eksternalnya (contohnya perubahan yang dibutuhkan sebagai akibat dari perangkat peripheral atau sistem operasi yang baru), atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja. Pemeliharaan software mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak membuat yang baru lagi.

Gambar 1. Model Sekuensial Linier

Masalah yang kadang terjadi ketika model sekuensial linier diaplikasikan adalah :

1. Jarang sekali proyek nyata mengikuti aliran sekuensial yang dianjurkan oleh model. Meskipun model linier bisa mengakomodasi iterasi, model ini melakukannya dengan cara tidak langsung. Sebagai hasilnya, perubahan – perubahan dapat menyebabkan keraguan pada saat tim proyek berjalan.
2. Kadang – kadang sulit bagi pelanggan untuk menyatakan semua kebutuhannya secara eksplisit. Model linier sekuensial memerlukan hal ini dan mengalami kesulitan untuk mengakomodasi ketidakpastian natural yang ada pada bagian awal beberapa proyek.
3. Pelanggan harus bersifat sabar. Sebuah versi kerja dari program – program kerja itu tidak akan diperoleh sampai akhir waktu proyek dilalui. Sebuah kesalahan besar, jika tidak terdeteksi sampai program yang bekerja tersebut dikaji ulang, bisa menjadi petaka.
4. Pengembang sering melakukan penundan yang tidak perlu. Sifat alami dari siklus kehidupan klasik membawa kepada blocking state di mana banyak anggota tim proyek harus menunggu tim yang lain untuk melengkapi tugas yang saling memiliki ketergantungan. Blocking state cenderung menjadi lebih lazim pada awal dan akhir sebuah proses sekuensial linier.

MODEL WATERFALL

The waterfall model, memisahkan dan membedakan tahapan-tahapan  spesifikasi dan pengembangan.  Dalam software lifecycle (waterfall model) terdapat beberapa tahapan utama yang menggambarkan aktivitas pengembangan software.

Gambar 2. Model WaterFall

1. Requirements analysis and definition, merupakan layanan, batasan dan tujuan dari sistem yang dibuat dengan mengkonsultasikannya bersama para pengguna sistem. Hal tersebut didefinisikan secara detail dan ditampilkan sebagai spesifikasi dari sistem.
2. System and software design, proses desain sistem membagi kebutuhan sistem akan software dan hardware. Hal tersebut membangun arsitektur sistem keseluruhan. Desain software meliputi identifikasi dan penjabaran abstrasi sistem software dasar dan keterhubungannya.
3. Implementation and unit testing, selama tahapan ini, desain software direalisasikan sebagai sekumpulan program atau unit program. Unit testing meliputi verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.
4. Integration and system testing, unit-unit program individual digabungkan (integrated) dan diujicoba (tested) sebagai sebuah sistem lengkap untuk memastikan bahwa kebutuhan-kebutuhan software telah terpenuh. Setelah pengujian, sistem software desampaikan pada pelanggan.
5. Operation and maintenance, biasanya tahapan ini merupakan tahapan terpanjang dalam lifecycle. Sistem di-install dan digunakan secara praktikal. Pemeliharaan meliputi perbaikan kesalahan yang tidak diketahui pada tahapan sebelumnya, memperbaiki implementasi unit sistem dan meningkatkan layanan sistem ketika terdapat kebutuhan baru.

Masalah-masalah yang muncul dalam model waterfall ini diantaranya :

1. Pembagian proyek yang tidak flexibel dalam bentuk tahapan yang berbeda
2. Hal ini mengakibatkan kesulitan saat merespon perubahan kebutuhan klien.
3. Dengan demikian, model ini hanya akan sesuai apabila kebutuhan telah disepakati dan dipahami dengan baik antara klien dan pengembang

MODEL PROTOTIPE

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar diman definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software. Iterasi terjadi pada saat prototipe disetel untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dan pada saat yang sama memungkinkan pengembang untuk secara lebih baik memahami apa yang harus dilakukannya.

Gambar 3. Prototipe Paradigma

Secara ideal prototipe berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan software. Bila prototipe yang sedang bekerja dibangun, pengembang harus mempergunakan fragmen – fragmen program yang ada atau mengaplikasikan alat –alat bantu (contohnya report generator, window manager, dll) yang memungkinkan program yang bekerja untuk dimunculkan secara cepat. Prototipe bisa juga menjadi masalah karena alasan sebagai berikut:

1. Pelanggan melihat apa yang tampak sebagai versi software yang bekerja tanpa melihat bahwa prototipe itu dijalin bersama – sama “dengan permen karet dan baling wire”, tanpa melihat bahwa di dalam untuk membuatnya bekerja, kita belum menyantumkan kualitas software secara keseluruhan atau kemampuan pemeliharaan untuk jangka waktu yang panjang. Ketika diberi informasi bahwa produk harus dibangun lagi agar tingkat kualitas yang tinggi bisa dijaga, pelanggan akan meneriakan kecurangan dan permintaan agar dipakai “beberapa campuran” untuk membuat prototipe menjadi sebuah produk yang bekerja yang lebih sering terjadi, sehingga manajemen pengembangan software menjadi penuh dengan belas kasihan.
2. Pengembang sering membuat kompromi – kompromi implementasi untuk membuat prototipe bekerja dengan cepat. Sistem operasi atau bahasa pemrograman yang tidak sesuai bisa dipakai secara sederhana karena mungkin diperoleh dan dikenal; algoritma yang tidak efisien secara sederhana bisa diimplementasikan untuk mendemonstrasikan kemampuan. Setelah selang waktu tertentu, pengembang mungkin mengenali pilihan – pilihan tersebut dan melupakan semua alasan mengapa mereka tidak cocok. Pilihan yang kurang ideal telah menjadi bagian integral dari sebuah sistem. Meskipun berbagai masalah bisa terjadi, prototipe bisa menjadi paradigma yang efektif bagi Software Engineering. Kuncinya adalah mendefinisikan aturan main pada saat awal; yaitu pelanggan dan pengembang keduanya harus setuju bahwa prototipe dibangun untuk berfungsi sebagai mekanisme pendefinisian kebutuhan. Prototipe kemudian disingkirkan (paling tidak sebagian), dan software aktual direkayasa dengan tertuju kepada kualitas dan kemampuan pemeliharaan.

MODEL RAPIN APLICATION DEVELOPMENT

Rapin Aplication Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan software sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan sebuah adaptasi “kecepatan tinggi” dari model sekuensial linier di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Jika kebutuhan dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan tim pengembangan menciptakan “sistem fungsional yang utuh” dalam periode waktu yang sangat pendek (kira-kira 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD melingkupi fase – fase sebagai berikut :

• Bussiness modeling

Aliran informasi di antara fungsi – fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan berikut : informasi apa yang mengendalikan proses bisnis? Informasi apa yang di munculkan? Siapa yang memunculkanya? Ke mana informasi itu pergi? Siapa yang memprosesnya?

• Data modeling

Aliran informasi yang didefinisikan sebagai bagian dari fase bussiness modelling disaring ke dalam serangkaian objek data yang dibutuhkan untuk menopang bisnis tersebut. Karakteristik (disebut atribut) masing – masing objek diidentifikasi dan hubungan antara objek – objek tersebut didefinisikan.

• Prosess modelling

Aliran informasi yang didefinisikan di dalam fase data modeling ditransformasikan untuk mencapai aliran informasi yang perlu bagi implementasi sebuah fungsi bisnis. Gambaran pemrosesan diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atau mendapatkan kembali sebuah objek data.

• Aplication generation

RAD mengasumsikan pemakaian teknik generasi ke empat. Selain menciptakan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga yang konvensional, RAD lebih banyak memproses kerja untuk memkai lagi komponen program yang ada ( pada saat memungkinkan) atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi (bila perlu). Pada semua kasus, alat– alat bantu otomatis dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.

• Testing and turnover

Karena proses RAD menekankan pada pemakaian kembali, banyak komponen program telah diuji. Hal ini mengurangi keseluruhan waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus di uji dan semua interface harus  dilatih secara penuh.

Gambar 4. Model RAD

Kekurangan model RAD adalah :

1. Bagi proyek yang besar tetapi berskala, RAD memerlukan sumber daya manusia yang memadai untuk menciptakan jumlah tim RAD yang baik.
2. RAD menuntut pengembangan dan pelanggan memiliki komitmen di dalam aktivitas rapid-fire yang diperlukan untuk melengkapi sebuah sistem, di dalam kerangka waktu yang sangat diperpendek. Jika komitmen tersebut tidak ada, proyek RAD akan gagal.

MODEL SPIRAL

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis dari model sekuensial linier. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral, software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan. Selama awal iterasi, rilis inkremental bisa merupakan sebuah model atau prototipe kertas. Selama iterasi berikutnya, sedikit demi sedikit dihasilkan versi sistem rekayasa yang lebih lengkap.

Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

• Komunikasi Pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

1. Perencanaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber –sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

1. Analisis Risiko

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

1. Perekayasaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

1. Konstruksi dan peluncuran

Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

1. Evaluasi pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelnggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

Gambar 5. Model Spiral yang disesuaikan dengan sikus hidup bagian dalam

Kekurangan model spiral adalah sulitnya untuk meyakinkan konsumen (khusunya dalam situasi kontrak) bahwa pendekatan evolusioner bisa dikontrol. Model spiral memerlukan keahlian penaksiran risiko yang msuk akal , dan sangat bertumpu pada keakhlian ini untuk mencapai keberhasilan. Jika resiko mayor tidak ditemukan dan diatur, pasti akan terjadi masalah. Akhirnya model itu sendiri masih baru dan belum dipergunakan secara luas seperti paradigma sekuensial dan prototipe.

Pengembangan Sistem

Seorang sistem Analis melakukan analisis dan perancangan berdasarkan :

PSI/Ayuliana, ST., MMSI./Sep 2009 Hal. 1 pemahaman dan pengetahuan mengenai tujuan, struktur dan proses dalam perusahaan, dan bagaimana mengembangkan teknologi informasi agar menjadi lebih bermanfaat bagi perusahaan.

DATA dan PROSES

Tiga komponen utama dari sistem informasi, yaitu :

• Data,

Data merupakan fakta sesungguhnya(mentah). Dengan memahami sumber dan penggunaan data merupakan kunci untuk desain sistem yang baik. Terdapat berbagai teknik yang dapat digunakan untuk menggambarkan data dan hubungan antara data sehingga menjadi informasi.

• Aliran data

Aliran data merupakan sejumlah data yang bergerak dan mengalir melalui sistem, berikut keterangan tentang sumber dan tujuan untuk setiap data flow.

• Pengolahan Logika

Pengolahan logika menjelaskan langkah-langkah yang merubah data dancperistiwa sehingga menghasilkan suatu proses.

TIPE-TIPE SISTEM INFORMASI

Terdapat beberapa jenis sistem informasi yang sesuai untuk kepentingan bisnis,

yaitu :

1. Transaction Processing Systems (TPS), digunakan untuk meningkatkan aktivitas rutin bisnis dengan mengotomatisasikan penanganan data tentang kegiatan bisnis (transaksi) dimana hampir seluruh organisasi bergantung terhadap sistem ini. Misalnya perhitungan, penyortiran, penyimpanan dan pembacaan data. Aktivitas ini terjadi pada level operasi suatu organisasi.
2. Sistem Informasi Manajemen (MIS), digunakan untuk membantu para manajer dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah. Dengan mengkonversi data mentah dari sistem pemrosesan transaksi ke dalam bentuk yang bermakna, misal dalam bentuk grafik.Contohnya dalam bisnis perbankan, sistem informasi manajemen akan membutuhkan laporan-laporan berkala yang keseluruhan datanya diperoleh dari aktifitas dilevel transaksi.
3. Decision Support Sistem (DSS), digunakan untuk membantu para manajer yang harus keputusan yang tidak terstruktur dengan menyediakan lingkungan yang interaktif untuk pengambilan keputusan berdasarkan beberapa faktor utama yang terkait dan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
4. Expert Systems (ES), merupakan pengembangan dari DSS digunakan untuk proses pengambilan keputusan dengan merepresentasikan pengetahuan, dan menggambarkan cara pendekatan seorang ahli akan masalah tersebut

STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM

Sistem informasi komputer digunakan untuk berbagai kepentingan, mulai dari pemrosesan transaksi hingga penyedian informasi yang diperlukan untuk memutuskan isu yang sedang terjadi dan memformulasikan strategi yang rumit untuk kepentingan organisasi. Ketika sistem digunakan didalam organisai yang berbeda, maka fungsifungsi yang harus disertakan dalam tahapan pengembangan juga akan mengalami perbedaan.

Untuk mengatasi hal tersebut terdapat 3 pendekatan yang dapat dilakukan

dalam pengembangan sistem informasi :

1. System Development Lifecycle Method

Aktifitas yang termasuk didalamnya : preliminary investigation, requirements determination, system design, software development, system testing,, and implementation. Cocok digunakan dalam pengembangan aplikasi yang persyaratan sistem informasinya dapat diprediksi, dapat di atur sebagai sebuah proyek, memerlukan pemasukan data kedalam file dan database, tingkat pemrosesan dan transaksi yang tinggi, memerlukan validasi untuk semua data yang di input, melibatkan beberapa departemen/bagian yang saling berhubungan, waktu pengerjaan yang lama dan dikerjakan oleh sebuah tim proyek.

1. Structured Analysis Development Method

Fokus kepada apa yang dapat dilakukan oleh sebuah aplikasi atau sistem daripada bagaimana melakukannya, menggunakan simbol-simbol grafikal untuk mendeskripsikan perpindahan dan pemrosesan data dan komponen-komponen penting lainnya disertakan didalam diagram aliran data dan kamus data. Metode ini cocok untuk pengembangan semua jenis aplikasi dan lebih berguna sebagai metode tambahan bagi metode lainnya.

1. System Prototype Method

Pengembangan iteratif atau evolusionari dimana user terlibat secara langsung. Metode ini sesuai digunakan untuk membangun aplikasi yang unik dimana pihak pengambang hanya memiliki sedikit informasi atau pengalaman, atau risiko dan biaya yang terlalu tinggi. Metode ini juga sangat berguna untuk menguji kelayakan sistem, mengidentifikasikan kebutuhan user, mengevaluasi perancangan sistem, ataupun memeriksa kegunaan aplikasi

SYSTEM DEVELOPMENT LIFECYCLE METHOD

SDLC terdiri dari beberapa aktifitas yang harus dilakukan oleh para analis, desainer dan user untuk membangun dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi. SDLC terdiri dari aktifitas-aktifitas berikut :

1. 1. Preliminary investigation

Permintaan pengembangan sistem dapat diajukan oleh siapapun didalam orgaanisasi, seperti manager, karyawan ataupun spesialis sistem. Ketika permintaan pengembangan sistem telah diajukan maka hal pertama yang harus dilakukan adalah investigasi awal (preliminary investigation). Aktifitas ini terdiri dari 3 bagian, yaitu :

1. Request clarification (Klarifikasi permintaan)

Permintaan yang diajukan terkadang tidak dijelaskan dengan detail, karena itu permintaan proyek pengembangan harus diperiksa untuk menentukan permintaan mana yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

1. Feasibility study (StudiKelayakan)

Hasil yang diperoleh dari request clarification adalah penentuan apakah proyek pengembangan, tersebut layak. Terdapat 3 aspek kelayakan yang perlu dipertimbangkan :

1)      Technical feasibility

Kelayakan teknikal mempertimbangkan apakah proyek pengembangan dapat dilakukan dengan mempergunakan peralatan yang ada, teknologi software yang sudah ada, dan personil yang tersedia ? Jika dibutuhkan teknologi yang baru, apa yang kemungkinan dapat dikembangkan

2)      Economic feasibility

Apakah ada manfaat yang cukup dalam pembuatan sistem agar biaya terjangkau? Ataukah biaya yang dikeluarkan akan lebih besar jika tidak membangun proyek tersebut?

3)      Operational feasibility

Apakah sistem akan digunakan jika dibangun dan diimplementasikan? Apakah akan terjadi penolakan dari user sehingga menghilangkan manfaat sistem?

1. c. Request approval

Tidak semua permintaan pengembangan sistem layak dilakukan dan diinginkan oleh organisasi, maka untuk proyek-proyek yang layak dan diinginkan, berikutnya akan dimasukan kedalam penjadwalan pelaksanaan

1. 2. Determination of system requirements

Inti dari analisis sistem memahami seluruh kebutuhan proses bisnis secara detail. Analis bekerjasama dengan karyawan dan manajer untuk membahas detail kebutuhan dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan kunci seperti :

1. Apa yang akan dibuat?
2. Bagaimana membuatnya?
3. Berapa besar frekuensi penggunaannya?
4. Berapa besar volume transaksi atau pengambilan keputusan?
5. Seberapa baik tugas ini dilaksanakan?
6. Apakah terdapat masalah?
7. Jika ya, seberapa serius?
8. Jika ya, apa penyebab dasar dari masalah tersebut?

Untuk menjawab semua pertanyaan diatas, analis harus mewawancara personil yang bervariasi di dalam organisasi, dengan tujuan mendapatkan detail mengenai proses bisnis dari sudut pandang yang berbeda. Juga mengenai pendapat dan alasan mengapa dilaakukan perubahan terhadap sistem sebelumnya.

1. 3. Design of systems

Perancangan sistem informasi menghasilkan detail yang menetapkan bagaimana sistem akan memenuhi kebutuhan yang telah di identifikasikan sebelumnya selama proses analisis sistem. Spesialis sistem menyebut tahapan ini sebagai perancangan logikal, sedangkan proses pengembangan program disebut perancangan fisikal. Analis sistem memulai proses perancangan dengan mengidentifikasikan laporan dan berbagai jenis keluaran lainnya yang akan dihasilkan oleh sistem, kemudian menentukan data-data spesifik. Biasanya perancang sistem akan membuat sketsa tampilan/interface yang diinginkan. Perancangan sistem juga mendeskripsikan data yang akan di input, dikalkulasi dan disimpan. Data item individual dan prosedur perhitungan dituliskan secara detail berisikan informasi mengenai bagaimana memproses data dan menghasilkan output, pemilihan struktur data, dan tempat penyimpanan. Dokumen yang berisi spesifikasi rancangan dapat digambarkan dengan berbagai cara, bisa berupa tabel, diagram, dan simbol.

1. 4. Development of software

Pengembang software dapat meng-install (merubah dan meng-install) software yang di beli, maupun yang dibuat, maupun yang di kostumisasi. Pemilihan tergantung pada biaya yang tersedia, programmer yang di miliki perusahaan, maupun programmer dari luar organisasi dengan ikatan kontrak. Programmer juga bertanggung jawab terhadap dokumentasi program, yang menyediakan penjelasan mengenai bagaimana dan mengapa prosedur tertentu di kodekan dengan cara tertentu. Dokumentasi sangat penting untuk uji coba program dan pemeliharaan sistem setelah program di instalasikan.

1. 5. System testing

Selama ujicoba sistem, sistem digunakan secara ekperimen untuk memastikan bahwa software yang dibuat tidak gagal, berjalan sesuai dengan spesifikasi dan keinginan user. Sejumlah data khusus diberikan untuk memeriksa pemrosesan dan akan menilai hasil yang diperoleh. Sejumlah user juga disertakan untuk menguji coba sistem sehingga analis dapat melihat kerja software dengan cara-cara yang tidak terspesifikasikan, sehingga dapat memperoleh kesalahan-kesalahan yang tersembunyi sebelum program di implementasikan.

1. 6. Implementation and evaluation

Implementasi merupakan proses dimana personil sistem memeriksa dan memasang peralatan baru untuk digunakan, mengadakan pelatihan, meng-install aplikasi yang baru dan membentuk file-file data yang akan digunakan. Bergantung kepada besarnya organisasi dan risiko yang akan diperoleh, pengembang juga dapat melakukan pilot test yang dilaksanakan pada salah satu bagian organisasi, terkadang juga menjalankan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan. Setelah program terpasang, untuk beberapa waktu dan organisasi mengalami perubahan , sehingga sistem informasi pun harus ikut berubah agar tetap mengikuti perkembangan bisnis organisasi. Evaluasi sistem dilaksanakan untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan sistem, Evaluasi dapat terjadi karena alasan berikut ini :

a)      Evaluasi Operasional (Operational Evaluation)

Penilaian terhadap cara fungsi-fungsi sistem bekerja, termasuk kemudahan penggunaan, waktu respon, kesesuaian format informasi, ketahanan secara keseluruhan, dan tingkat kegunaan.

b)      Pengaruh Organisasi (Organizational Impact)

Identifikasi dan pengukuran manfaat bagi organisasi misalnya dalam hal finansial (menyangkut biaya, pendapatan dan keuntungan), efisiensi operasional, akibat kompetitif termasuk akibat aliran infomasi internal maupun eksternal

c)      Penaksiran user Manager (User Manager Assesment)

Evaluasi yang dilakukan berdasarkan penilaian Senior dan User manajer dalam organisasi.

d)      Pengembangan Performa (Development Performance)

Evaluasi dari pengembangan proses berhubungan dengan kebutuhan waktu dan usaha secara keseluruhan dibandingkan dengan standar dan biaya/budget yang tersedia, dan kriteria lainnya dimanajemen proyek. Termasuk penilaian terhadap pengembangan metode dan tool.

2. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi,  ketika mereka melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

cara dalam pengkonversian system informasi dari system lama menjadi baru

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.

METODE UNTUK MENGKONVERSI SISTEM

Ada empat metode konversi sistem, yaitu :

■ Konversi Langsung (Direct Conversion)

■ Konversi Paralel (Parallel Conversion)

■ Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

■ Konversi Pilot (Pilot Conversion)

1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turiy. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

■ Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain

■ Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai

■ Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya

■ Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan : Relatif tidak mahal.

Kelemahan : Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

Gambar 5. Konversi Langsung

1. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus.

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu, kebalikan dari konversi langsung.

Dalam model konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

Gambar 6. Konversi Paralel

1. Konversi Bertahap {Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari system lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.

Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Gambar 7. Konversi phase in

1. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test sité), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Gambar 8. Konversi Pilot

METODE UNTUK MENGKONVERSI FILE DATA YANG ADA

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :  Format file tersebut

• Isi file tersebut
• Media penyimpanan dimana file ditempatkan dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.

Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

• Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
• Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

1. Konversi File Total

Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bias dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu.

Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :

■ File Master

Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

■ File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

• File Indeks

File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

• File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

• File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

1. Konversi File Gradual

Beberapa perusahaan mengkonversi fiie-fiie data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Fenomena terjadi dikarenakan beberapa hal diantaranya :

•    Pengendalian yang kurang baik selama proses SDLC itu sendiri

•    Permintaan user dan tujuan pengembangan sistem tidak sejalan

•    Keterlibatan stakeholder (termasuk internal auditor) yang kurang

•    Kurangnya dukungan dari manajemen

•    Manajemen proyek yang kurang baik

•    Teknologi dan arsitektur yang digunakan tidak cocok

•    Scope variations

•    Melebihi batasan waktu yang telah disepakati

•    Melebihi anggaran yang ditetapkan

•    Kualitas sistem kurang baik

•    Kurangnya perhatian atas keamanan dan pengendalian (termasuk validasi dan audit trail) dalam sistem aplikasi

•    Kriteria kinerja tidak tercapai

•    Manajemen SDM yang kurang baik

•    Kemampuan staff yang terlibat kurang baik

•    Dokumentasi tidak dilakukan dengan baik

•    Perlindungan kontrak yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan

•    Pemilihan SDLC atau metode pengembangan sistem yang kurang sesuai

•    Kurangnya perhatian atas interdependensi dengan aplikasi atau proses lain

•    Inadequate configuration managemen

•    Insufficient Planning for data conversion/migration and cutover

•    Post cut-over distuption to business

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan

- Investasi yang terbaik harus bernilai

1. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
2. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
3. Jangan takut membatalkan proyek
4. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

1. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Keenam fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada Gambar di bawah ini.

Gambar  6. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

1. a. Fase Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem :

• Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
• Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
• Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :

• Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,
• Faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

• Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
• Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
• Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
• Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
• Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis,seperti

• Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
• Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
• Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

1. b. Fase Analisis Sistem

Dalam fase ini :

• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
• Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
• Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
• Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
• Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

1. c. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Arti Perancangan Sistem

• Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
• Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
• Persiapan untuk rancang bangun implementasi
• Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
• Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
• Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem

• Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
• Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat

Sasaran Perancangan Sistem

• Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
• Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
• Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
• Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern

Dalam fase ini :

• Dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
• Pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.
• Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan filefile dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.

1. d. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem

Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.

Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.

1. e. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch.

Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi. Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.

Alat-alat Perancangan

Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah :

• Spesifikasi proses untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabel keputusan.
• Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul.
• Structure chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk dokumentasi interface antar modul.
• Diagram Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur program dari gambaran umum sampai detail.
• Diagram Jackson untuk merepresentasikan struktur program.

1. f. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase ini :

• Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
• Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
• Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu

o  Rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan

o   Penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :

− pengembangan perangkat lunak

− Persiapan lokasi peletakkan sistem

− Instalasi peralatan yang digunakan

− Pengujian Sistem

− Pelatihan untuk para pemakai sistem

− Persiapan dokumentasi

1. 8. Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.

Pendekatan Klasik

Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle.  Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan

Klasik adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut
2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik -teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
3. Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahankesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
4. Keberhasilan sistem kurang terjamin Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa  dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.

Pendekatan terstruktur (Structured Approach)

Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknikteknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam bukubuku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahanpermasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).

Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)

Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.

Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)

Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)

Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).

Pendekatan Sistem (systems approach)

Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.

Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)

Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).

Pendekatan Moduler (modular approach)

Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)

Lompatan jauh (great loop approach)

Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.

Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)

Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.

Keuntungan pendekatan terstruktur :

1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).

2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).

3. Standarisasi (standardization).

4. Orientasi ke masa datang (future orientation).

5. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).

1. 9. Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Uruturutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedurprosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (dalil) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.

Klasifikasi dari metodologi :

1. 1. Functional decomposition methodologies

Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah :

- HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)

- Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR)

- Information Hiding

1. 2. Data Oriented Methodologies

Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu :

1. Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

- SADT (Structured Analysis and Design Techniques)

- Composite Design

- SSAD (Structured System Analysis and Design)

1. 2. Data Structured oriented methodologies

Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

- JSD (Jackson’s System Development)

- W/O (Warnier/Orr)

1. 3. Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu :

1. PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural.
2. PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.

10. Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah :

1. HIPO diagram

2. Data flow diagram

3. Structured chart

4. SADT diagram

5. Warnier / Orr diagram

6. Jackson’s diagram

Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya :

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) :
   1. Bagan alir sistem (System Flowchart)
   2. Bagan alir program (Program Flowchart)

- Bagan alir logika program (Program logic Flowchart)

- Bagan alir program komputer (Detailed computer program Flowchart)

1. Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut juga Bagan

alir formulir

1. Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart)
2. Bagan alir proses (Process Flowchart)
3. f. Gant chart

1. Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout charting)
2. Bagan untuk menggmbarkan hubungan personil (Personal relationship charting) :
   1. Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
   2. Bagan organisasi (Organization chart)

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :

1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
2. Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada.

Teknik ini diantaranya adalah

- Wawancara (Interview)

- Persiapan yang dilakukan :

- buat janji pertemuan

- pastikan orang yang akan diwawancarai

- pokok permasalahan

- Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan :

- Siapa yang akan diwawancarai

- Pokok permasalahan

- Tanggapan

- Kapan akan bertemu kembali

- Observasi (Observation)

- Daftar pertanyaan (Questionaires)

- Pengumpulan Sampel (Sampling)

1. Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ;

- biaya pengadaan

- biaya persiapan

- biaya proyek

- biaya operasi

serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;

- manfaat mengurangi biaya

- manfaat mengurangi kesalahan

- manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas

- manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian

manajemen

1. Teknik untuk menjalankan rapat

Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah

untuk ;

- mendefinisikan masalah

- mengumpulkan ide-ide

- memecahkan permasalahan-permasalahan

- menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi

- menganalisis kemajuan proyek

- mengumpulkan data atau fakta

- perundingan-perundingan

Tahapan pelaksanaan kegiatan ;

- merencanakan rapat

- menjalankan rapat

- menindaklanjuti hasil rapat

1. 5. Teknik Inspeksi / Walkthrough

Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.

1. 3. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (reenterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Gambaran Umum ERP

Sistem informasi bersifat kompeten, terintegrasi yang mampu memberikan informasi  secara komprehensif kepada manajemen untuk membuat keputusan-keputusan manajerial yang akurat sangat diperlukan untuk menunjang peningkatan proses industri manufaktur. Salah satu sistem informasi terintegrasi yang popular saat ini dalam industri manufaktur adalah ERP (Enterprise Resource Planning).

Adapun pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut :

• Penghubung antar berbagai aliran proses bisnis
• Teknik komunikasi
• Sinkronisasi operasi bisnis
• Kordinasi operasi bisnis

ERP berasal dari MRP II atau perencanaan sumber daya manufaktur (Manufacturing Resource Planing) yang kegiatannya mencakup: perencanaan produksi, perencanaan kapasitas (rough-cut capacity planning), penjadwalan produksi induk (MPS), perencanaan kebutuhan material (MRP), pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas produksi, dan ukuran-ukuran kinerja.

Pengertian ERP sendiri adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut.

Sistem ERP merupakan sistem informasi berorientasi akuntansi untuk mengidentifikasikan dan merencanakan sumber-sumber daya lingkup perusahaan yang dibutuhkan guna memenuhi pesanan-pesanan pelanggan secara real time dan terintegrasi. Beberapa fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP guna mencapai hasil yang diharapkan dalam bisnis, meliputi : peningkatan pelayanan pelanggan, produktivitas tinggi, biaya dan inventori yang lebih rendah dan menghasilkan dasar e-commerce yang efektif.
Fungsi-fungsi perusahaan tersebut antara lain :

• Perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategik)
• Forecasting (peramalan)
• Proses MRP II (master planning, perencanaan produksi, pembelian, manajemen  persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufacturing)
• Finansial (payroll, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harga tetap, general ledger)
• Sumber daya manusia
• Sistem informasi
• Rekayasa
• Pabrik, peralatan, dan lain-lain

Implementasi ERP, Keuntungan dan Kelemahannya

Impelementasi ERP bertujuan untuk menyatukan semua departemen/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui system terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya. Ketika akan melakukan implementasi tersebut, penting untuk dipahami bahwa aka nada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi perusahaan dan fungsi-fungsi didalamnya. Sehingga yang terbaik dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang menguntungkan.

Implementasi ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan efisiensi serta adanya akses informasi yang lengkap. Proses re-engineering pada implementasi ERP membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem tersebut.

ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan sensitif dari data produksi. Oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi sistem ERP. ERP terdiri dari beberapa aplikasi modul yang berbeda yang mendukung aktivitas yang berbeda pada perusahaan.

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain :

• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya dapat memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen Supply Chain dengan kemampuan memadukannya

Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, inventori, invoice, akuntansi perusahaan dan lain sebagainya. ERP dibagi menjadi 3 modul utama yaitu :

1. Modul Operasi
2. Modul Finansial dan akuntansi
3. Modul Sumber Daya Manusia

Ketiga modul diatas berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara bersamaan. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat.

Keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan ERP dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah:

1. Otomasi business process

Seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari customer hingga proses pengiriman dan penagihan pembayaran order.

1. Single point of information

Semisal Karyawan ketika berhadapan dengan pelanggan memiliki informasi (berdasarkan historical transaksi) yang cukup untuk mendeliver kebutuhan dari pelanggannya. histori ini dapat dijadikan pegangan oleh bagian pembelian untuk melakukan perencanaan pembelian, dan seterusnya.

1. Efisiensi yang tinggi

Semisal pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat kecepatan pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya operasional, dan lain sebagainya.

1. Sumber informasi yang cukup untuk melakukan analisa

Dengan pencatatan historical transaksi yang baik, otomatis anda tinggal menggunakan software perencanaan untuk lain sebagainya.

Kelemahan ERP antara lain.:

1. • Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
   • Sistem ERP sangat mahal
   • Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh system ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
   • ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
   • Sistem dapat terlalu kompleks jika dibadingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
   • Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. Hal tersebut dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

Implementasi ERP di Perusahaan

Hal-hal yang harus diperhatikan agar terjadi kesesuaian antara aplikasi ERP dengan bisnis perusahaan, antara lain:

1. Knowledge dan Experience
2. Selection Methodology
3. Analisa Business Strategy
4. Analisa People
5. Analisa Infrastruktur
6. Analisa Software

Dari berbagai studi tentang keberhasilan implementasi sistem ERP dalam industri manufaktur (Marshall and Uzkan, 1999; Schindler and Conant, 1999), diketahui bahwa terdapat beberapa faktor kritis yang perlu diperhatikan oleh manajemen, yaitu:

1. Implementasi sistem ERP harus terintegrasi dengan usaha desain ulang proses bisnis (business process redesign) serta memposisikan sebagai suatu isu bisnis strategik.
2. Membentuk tim kerja lintas fungsional (cross-functional team) berdedikasi tinggi yang terdiri dari orang-orang terbaik yang berasal dari berbagai fungsi dalam organisasi.
3. Menjamin terdapat sistem komunikasi serta komitmen untuk memberikan tanggapan cepat terhadap isu-isu yang muncul dalam proses implementasi sistem ERP.
4. Memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan sumber daya manusia melalui manajemen perubahan (change management).
5. Menganggap bahwa implementasi ERP adalah bersifat massive, companywide, multidimensional, complex business change effort, bukan semata-mata implementasi paket software komputer.

Proses implementasi ERP tidak hanya berhenti sampai selesainya instalasi software komputer, tetapi harus dilanjutkan dengan optimasi proses secara terus-menerus agar mencapai tujuan perusahaan seperti: pertumbuhan (growth), ketangkasan (agility), dan kemampuan menciptakan keuntungan (profitability). Semua ini akan tergantung pada efektivitas dari manajemen sistem, karena kekuatan dari suatu sistem manufaktur sangat tergantung pada manajemen dari sistem manufaktur itu. Proses implementasi ERP secara bertahap ditunjukkan dalam Gambar 7.

Gambar 7. Proses Implementasi Sistem ERP dalam Industri Manufaktur

Beberapa vendor produk ERP yang banyak diminati di dunia bisnis, yaitu: SAP, ORACLE, JD.Edwards, PeopleSoft dan Baan. Berikut ini adalah gambaran umum mengenai filosofi dasar serta karakteristik khas dari beberapa produk ERP yang terkemuka saat ini:

1. 1. SAP

SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka. SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

• SD-Sales & Distribution:

Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

• MM-Materials Management:

Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory

• PP-Production Planning:

Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

• QM-Quality Management:

Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik

• PM-Plant Maintenance:

Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

• HR-Human Resources Management:

Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

• FI-Financial Accounting:

Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

• CO-Controlling:

Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

• Management:

Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

• PS-Project System:

Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol.

Dampak Integrasi

Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:

• Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
• Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.
• Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.
  Parameter Integrasi
• Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
• Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.
  Contoh Produk SAP :

SAP ECC 6.0 nama lamanya R/3), SAP CRM 5.0, mySAP Business Suite, mySAP All in one, SAP Business one dll.

1. 2. ORACLE
   Oracle adalah relational database management system (RDBMS) untuk mengelola informasi secara terbuka, komprehensif dan terintegrasi. Oracle Server menyediakan solusi yang efisien dan efektif karena kemampuannya dalam hal sebagai berikut :

• Dapat bekerja di lingkungan client/server (pemrosesan tersebar)
• Menangani manajemen space dan basis data yang besar
• Mendukung akses data secara simultan
• Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi
• Menjamin ketersediaan yang terkontrol
• Lingkungan yang terreplikasi

Kelebihan Oracle

Cluster Technology Oracle bisa membuat 100 NODE ServerØ bekerja bersama sebagai 100 Aktif Server. Inilah konsep High Availabilty & High Reliability Oracle, yang di adopsi dari Technology Super Computer atau MainFrame computer.

Oracle Database 10g Express Edition bisa dipakai oleh siapa aja, tidak ada ada pembatasan, baik novices, DBA, developer, sistem analis, atau bisnisØ
berskala kecil.

Scalability, memiliki kemampuan menangani banyak user yang melakukan koneksi secara bersamaan tanpa berkurangnya performance.Ø Reliability, memiliki kemampuan untuk melindungi data dari kerusakan jika terjadi kegagalan fungsi pada sistem seperti disk failure.ØServiceability, memiliki kemampuan untuk mendeteksi masalah, kecepatan dalam mengkoreksi kesalahan, dan kemampuan melakukan konfigurasi ulang struktur data.Ø Stability, memiliki kemampuan untuk crash karena beban load yang tinggi. Hal ini berkaitan dengan scability.ØAvailability, yaitu kemampuan dalam penanganan crash atau failure agar service dapat tetap yaitu kemampuan dalam penanganan crash atau failure agar service dapat tetap berjalan.Ø Multiplatform, dapat digunakan pada banyak sistem operasi seperti seperti windows, unix, linux, dan solaris.Ø Mendukung data yang sangat besar, Oracle dapat menampung data hampir 512 pet byte (1 pet byte = 1.000.000 gigabyte).ØSistem sekuriti yang cukup handalØ
Dapat menampung hampir semua tipe data seperti data teks, image, sound, video, dn time seriesØ Dapat bekerja di lingkungan client/server (pemrosesan tersebar),Menangani manajemen space dan basis data yang besar, Mendukung akses data secara simultan, Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi, Menjamin ketersediaan yang terkontrol, Lingkungan yang terreplikasi.Ø
Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL (structure query language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai DBMS (data base management system) modernØ

Kelemahan Oracle

Oracle merupakan DBMS yang paling rumit dan paling mahal di dunia, namun banyak orang memiliki kesan yang negatif terhadap Oracle. Keluhan-keluhan yang mereka lontarkan mengenai Oracle antara lain adalah terlalu sulit untuk digunakan, terlalu lambat, terlalu mahal, dan bahkan Oracle dijuluki dengan istilah “ora kelar-kelar” yang berarti “tidak selesai-selesai” dalam bahasa Jawa. Jika dibandingkan dengan MySQL yang bersifat gratis, maka Oracle lebih terlihat tidak kompetitif karena berjalan lebih lambat daripada MySQL meskipun harganya sangat mahal.ØOracle merupakan DBMS yang dirancang khusus untuk organisasi berukuran besar, bukan untuk ukuran kecil dan menengah.ØContoh produk Oracle : Oracle Database 10g Express Edition, Database 11g Enterprise Edition , PL/SQL, DB2, produk-produk nondatabase-server seperti application server (WebDB, OAS), development tools (Oracle Developer, Oracle Designer), dan application suite (Oracle Apps), oracle9i dll.

3. Microsoft
Kelebihan Microsoft

Produk microsoft cukup mudah penggunanya melebihi pengguna linux atau pun mac,Ø  Produk microsoft mudah untuk dibobol maka itu Calker (calon hacker) bisa belajar buat ngehack OS.Ø  Microsoft punya tampilan yang lebih mudah dimengertiØ Banyak aplikasi costumize khusus buat theme nya windowsØ Kelemahan Microsoft Technology Cluster Server Microsoft SQL Server hanya mampu membuat 1 Server aktif, sedangkan yang lain hanya Pasif atau Standby saja ( sekalipun ada 100 server )Ø
Contoh Produk Microsoft : Vista, XP, Office, Notepad, NT, XP, Win 95,96,97,98, Win ME dll.

Implementasi ERP SAP di PT. Belfoods, Bogor

Belfoods merupakan salah satu produsen makanan cepat saji, anak perusahaan dari Group Cipta Kreasi Widya Usaha (CKWU). Belfoods menerapkan ERP dengan tujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi pada semua anak perusahaannya.

Sebelum diterapkan ERP, Belfoods membutuhkan waktu satu hingga dua bulan untuk mempersiapkan laporan yang dibutuhkan oleh para eksekutif perusahaan4. Pada akhirnya data ini menjadi informasi yang terlambat, karena tidak dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan pada proses produksi, selain itu keakuratan data juga tidak terjamin.

Setelah memilih beberapa vendor dan menimbang keuntungan kerugian dari masing-masing vendor, Belfoods memilih IBM yang bekerja sama dengan SAP untuk penerapan ERP pada perusahaannya. Masalah yang dihadapi Belfoods dalam proses implementasi ini antara lain adalah kendala lokasi pabrik yang sering mendapatkan pemadaman bergilir, sehingga ia harus menyediakan banyak UPS untuk menjaga kestabilan sistem. Selain itu, perubahan yang dihadapi karyawan juga menjadi salah satu masalah yang harus dihadapi. Dalam masa awal implementasi, Belfoods masih menjalankan dua sistem, yaitu sistem lama dan ERP. Lambat laun, sistem lama ditinggalkan dan murni menjalankan ERP saja. Salah satu benefit yang dirasakan oleh perusahaan adalah proses pembelian yang semakin terkendali. Namun, hal ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

Penerapan ERP Pada PT. Garuda Food, Jakarta

PT.Garuda Food Indonesia yang merupakan anak perusahaan Tudung Group.yang memproduksi makanan dan minuman. Perusahaan ini berskala nasional dalam memperkejakan 19.000 karyawan. Untuk memudahkan proses data dari menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia Garuda Food Indonesia mengimplemantasikan ERP untuk proses dalam kegiatan perusahaan.

Garuda Food memakai sistem ERP bertujuan untuk mengintegrasikan dan mengoptomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari manufacturing resource planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.

Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber dayamanusia. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Garuda Food merupakan perusahaan besar yang telah menjadi produsen makanan dan minuman di Indonesia. Maka Garuda Food membuka cabang-cabang di daerah-daerah untuk memudahkan pengiriman atau melakukan pemasaran di daerah tertentu. Oleh sebab itu Garuda Food melakukan hubungan ERP yang di setiap cabangnya telah menerapkan sistem ERP.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP Garuda Food dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat ‘achine fault dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.

Garuda Food memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Garuda Food bersifat assemble-to-order atau make-to-order, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Outsourcing  merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk  memberikan tanggung jawab atas bagian tertentu dari operasi perusahaan.  Perusahaan yang melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk penyederhanaan terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan  aktivitas utama dari bisnisnya,  meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat meningkatkan produksi dan output serta memberikan dukungan tambahan kepada manajemen organisasi untuk meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara keseluruhan operasi.

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan

Untuk dapat memenuhi tantangan bisnis yang berkembang cepat maka seorang manajer di suatu perusahaaan perlu mempertimbangkan beberapa pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.  Dalam hal ini terdapat beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek perusahaan, yaitu pendekatan insourcing, selfsourcing dan outsourcing.  Masing-masing pendekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan. Untuk itu suatu manajer harus dapat mempertimbangkan pengalihan operasional yang memungkinkan untuk dikerjakan oleh perusahaan lain dengan beberapa alternatif.

Ruang Lingkup

Perusahaan dalam menghadapi tantangan global tentunya membutuhkan sumber daya yang berkualitas serta memiliki kompetensi yang tinggi sehingga perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. Salah satunya adalah sumber daya dibidang pengembangan sistem informasi di perusahaan. Namun kadang kala bahwa sumber daya yang dimiiki perusahaan dibagian sistem informasi manajemen tidak mampu untuk menangani secara keseluruhan  menyusun sistem informasi manajemen perusahaan.  Untuk itu alternatif perusahaan dalam meningkatkan kemampuan sistem informasi manajemen dapat dilakukan melalui insorcing, cosourcing maupun outsourcing. Namun dalam pembahasan yang ditekankan sekarang ini adalah mengenai peran outsourcing dalam pengembangan sistem informasi perusahaan.

Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan ini adalah :

1.  Mengetahui Peranan Sistem Informasi Bagi Perusahaan

2.. Mengetahui  keuntungan dan kerugian penerapan outsourcing bagi perusahaan.

3. Mengetahui pemilihan vendor yang baik.

PEMBAHASAN

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi adalah paduan dari berbagai resources baik hardware, software, netware, brainware, dan data. Dalam sistem informasi juga ada input, model, proses, output, penyimpanan dan control, sehingga sistem informasi dapat digunakan untuk merencanakan, mengolah, mengendalikan serta meracik data dalam suatu organisasi berdasarkan critical sukses untuk menentukan keberhasilan perusahaan. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. Termasuk dalam komponen sistem informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data (database) dan jaringan komputer dan komunikasi data.

TIPE-TIPE SISTEM INFORMASI

Terdapat beberapa jenis sistem informasi yang sesuai untuk kepentingan bisnis,

yaitu :

1. Transaction Processing Systems (TPS), digunakan untuk meningkatkan aktivitas rutin bisnis dengan     mengotomatisasikan penanganan data tentang kegiatan bisnis (transaksi) dimana hampir seluruh organisasi bergantung terhadap sistem ini. Misalnya perhitungan, penyortiran, penyimpanan dan pembacaan data. Aktivitas ini terjadi pada level operasi suatu organisasi.
2. Sistem Informasi Manajemen (MIS), digunakan untuk membantu para manajer dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah.  Dengan  mengkonversi data mentah dari sistem pemrosesan transaksi ke dalam bentuk  yang bermakna, misal dalam bentuk grafik.Contohnya dalam bisnis perbankan, sistem informasi manajemen akan membutuhkan laporan-laporan berkala yang keseluruhan datanya diperoleh dari aktifitas dilevel transaksi.
3. Decision Support Sistem (DSS), digunakan untuk membantu para manajer yang harus keputusan yang tidak terstruktur dengan menyediakan lingkungan yang interaktif untuk pengambilan keputusan berdasarkan beberapa faktor utama yang terkait dan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
4. Expert Systems (ES), merupakan pengembangan dari DSS digunakan untuk proses pengambilan keputusan dengan merepresentasikan pengetahuan, dan menggambarkan cara pendekatan seorang ahli akan masalah tersebut.

Peranan Sistem Informasi Manajemen

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, secara intensif telah didiskusikan dalam literatur-literatur SI (McFarlan et al. 1983, Nolan 1979) bahwa SI mempunyai peranan yang berbeda-beda di antara organisasi. Nolan (1979) mengemukakan bahwa fungsi SI mengalami enam langkah pertumbuhan dan dalam setiap langkah tersebut organisasi menggunakan SI dengan cara yang berbeda-beda. Demikian pula halnya dengan McFarlan et al. (1983) menemukan bahwa dalam beberapa organisasi SI berperan di daerah stratejik, sementara organisasi lainnya SI berperan sebagai efisiensi biaya. Berdasarkan penemuan ini, McFarlan et al. (1983) mengembangkan strategic grid sebagai peranan SI dalam suatu organisasi dengan membagi organisasi dalam dua dimensi, yaitu dampak stratejik SI pada operasi saat ini dan dampak stratejik SI pada operasi masa yang akan datang

Gambar 1. Strategik Grid

Dalam rerangka strategic grid, organisasi diklasifikasikan ke dalam empat lingkungan SI, yaitu strategic, turnaround, factory, dan support. Organisasi dalam kelompok strategic, sangat bergantung pada kelancaran fungsi SI untuk operasi sehari-hari dan juga penting bagi kesuksesan organisasi dalam bersaing. Organisasi dalam kelompok turnaround, kurang bergantung pada dukungan SI untuk operasi perusahaan saat ini, tetapi SI dikembangkan untuk kepentingan tujuan strategis jangka panjang. Organisasi dalam kelompok factory, sangat bergantung pada fungsi SI untuk operasi sehari-hari, tetapi pengembangan aplikasi untuk masa yang akan datang kurang menjadi pertimbangan utama. Organisasi dalam kelompok support, kurang bergantung terhadap SI untuk operasi saat ini dan juga untuk operasi masa yang akan datang.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.

13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

a. Proses transaksi

b. Proses laporan

c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.

b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.

c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :

1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)

2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

3) Sebab penyimpangan

4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :

1) Model perencanaan dan anggaran

2) Program-program laporan penyimpangan

3) Model-model analisis masalah

4) Model-model keputusan

5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.

15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :

a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan

b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :

a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang

c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

e. Prospek bagi industri di daerah lain.

f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

g. Peluang bagi karya usaha baru.

h. Alternatif strategi

i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:

a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang

c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi

Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

Insourcing

Insourcing, yaitu proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu (www.malangnet.wordpress.com)

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Insourcing adalah :

1. Terbatasnya pelaksana sistem informasi
2. Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
3. Beban kerja pelaksana sistem informasi
4. Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

Perusahaan yang menggunakan strategi insourcing harus memperhatikan keuntungan dan kelemahan penggunaan strategi tersebut.

Keuntungan penggunaan insourcing adalah:

v Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

v Respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.

v Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol sebab dikerjakan oleh pihak internal sendiri

v Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan.

v Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.

v Perusahaan memiliki jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak

v Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks

v Kedekatan departemen yang mengelola Sistem Informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.

v Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar

Kelemahan penggunaan strategi insourcing adalah

Ø Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol

Ø Sumberdaya internal yang kurang pengalaman dan pengetahuan sehingga menyebabkan resiko kesalahan pada sistem

Ø Resiko kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan sehingga menyebabkan kerugian yang lebih besar.

Ø Kemungkinan program mengandung bug sangat besar

Ø Ketidakterlibatan pihak end user dapat menyebabkan kemungkinan gagalnya Sistem Informasi seperti yang diharapkan dan sesuai dengan kebutuhan.

Ø Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa

Ø Adanya hambatan dana dari pihak manajemen yang diusulkan oleh divisi khusus (menangani Sistem informasi)

Ø Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan

Ø Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri

Outsourcing

Pendekatan out-sourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya.

Pilihan perusahaan dengan menggunakan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut :

• Memahami jenis-jenis outsourcing yang ada, hal ini kerena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan
• Memastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani
• Menggunakan tolak ukur untuk penilaian terhadap outsourcing yang akan dijalankan
• Memastikan relasi outsourcing dengan vendor dapat terjalin dan terkelola dengan baik
• Melakukan observasi sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan outsourcing. Hal ini untuk mengamati apakah perusahaan atau organisasi tersebut telah berhasil melakukan outsourcing atau tidak. Informasi ini akan sangat berguna sebagai acuan untuk menggunakan outsourcing lebih lanjut.

Sebagaian besar organisasi meyakini bahwa outsourcing merupkan langkah strategis yang memungkinkan perusahaan dapat berkonsentrasi dalam menjalankan bisnisnya. Berikut ini disajikan tabel yang menggambarkan tentang 10 besar outsourcing meliputi alasan perusahaan menggunakan outsourcing , faktor kesuksesan dalam implementasinya, faktor dalam memilih vendor dan bidang-bidang yang biasanya diserahkan kepada pihak vendor.

Tabel  1. Sepuluh Besar tentang Implementasi Outsourcing dalam Perusahaan

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat caraout-sourcing.

out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaanoutsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcingperusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out-sourcing.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan out-sourcing adalah.

1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcingtermasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan out-sourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

   Faktor Keberhasilan Perusahaan Dalam Implementasi Outsourcing

   Keberhasilan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi

   sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

   ü      Memahami tujuan perusahaan

   Pemilihan sistem dan jenis outsourcing harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan sebab apa yang menjadi keinginan dan goal perusahaan hendaknya disesuaikan dengan sistem yang ingin             diadopsi. Perlu pemahaman jenis-jenis outsourcing yang ada. Hal ini karena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan

   ü      Rencana dan visi yang strategik

   Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani

   ü      Memilih vendor yang tepat

   Vendor merupakan pihak yang akan bekerjasama dan mengelola Sistem Informasi perusahaan sehingga kompetennya harus diketahui dengan jelas. Perlu dilakukan observasi sederhana                         terhadap perilaku perusahaan lain yang menggunakan jasa vendor. Hal tersebut akan menjadi tolak ukur dalam memilih vendor.

   ü      Adanya relasi outsourcing dengan vendor yang dapat terjalin dan terkelola dengan baik. Keberhasilan implementasi sistem outsourcing tentunya dipengaruhi oleh kedua belah pihak yang                   bekerjasama. Hubungan komunikasi tersebut bertujuan agar outsourcing dapat berjalan sebagaimana harapan dalam perjanjian kontrak.

   ü      Kontrak yang dipersiapkan dengan baik

   Kejelasan kontrak akan berpengaruh terhadap baik atau tidaknya implementasi outsourcing tersebut. Dalam kontrak menggambarkan kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan. Segala         aturan main outsourcing didefinisikan dalam kontrak kerja sehingga faktor tersebut menjadi komponen yang penting dalam menentukan keberhasilan suatu penerapan outsourcing.

   ü      Komunikasi yang terbuka antara pihak yang berkepentingan

   Suatu hubungan kerjasama harus dilandasi dengan komunikasi yang baik dan transparan. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan implementasi sistem outsourcing.

   ü      Dukungan dan keterlibatan dari pihak manajemen dan eksekutif

   Pihak eksekutif seharusnya turut serta memberikan dukungan dan keterlibatannya dalam sistem yang sedang dijalankan sehingga operasional yang sedang berlangsung dapat terkelola dengan            baik. Pihak yang terlibat termasuk manajemen dan eksekutif sebagai pemangku jabatan tertinggi juga harus bertanggungjawab, mendukung, dan berkomitmen untuk melaksanakan                              outsourcing.

   ü      Dapat menjaga jarak

   Keterlibatan terhadap isu yang bersifat personal hendaknya dijaga dengan baik sebab akan sangat berpengaruh dalam kinerja personal di suatu perusahaan

   Outsourcing IT (information technology) saat ini memegang peranan penting dalam membantu kliennya menerapkan teknologi informasi sesuai tujuan-tujuan perusahaan tersebut. Beberapa perusahaan seringkali menghadapi kesulitan dalam menyusun kerangka kerja maupun tolok ukur yang menjadi standar dalam memilih Outsourcing IT yang akan membantunya. Selain masalah tersebut, kejadian suram di masa lalu pun banyak mempengaruhi obyektifitas dalam menilai kelayakan Outsourcing yang akan diajak bekerja sama. Sebenarnya Anda tidak perlu trauma dengan masalah-masalah yang sering timbul dalam pelaksanaan kerjasama dengan para Outsourcing IT.  Nah, berikut ini tips yang dapat membantu memilih secara obyektif dan proporsional para Outsourcing IT di perusahaan Anda.

   Secara mendasar Outsourcing IT  tidak berbeda dengan Outsourcing penyedia barang/jasa lainnya.

   Hanya saja dalam memilih  Outsourcing IT ada beberapa hal berikut yang harus Anda perhatikan:

   1. Legalitas

   Walaupun tidak menjadi jaminan bahwa sebuah badan hukum seperti CV maupun PT akan lebih profesional dibandingkan perseorangan, aspek legalitas badan usaha menjadi masalah penting jika ingin kerjasama antara organisasi Anda dengan Outsourcing traktor relatif setara dan terlindungi oleh hukum. Setidaknya jika bekerja sama dengan sebuah badan usaha yang resmi dan legalitasnya tidak bermasalah maka hal tersebut menjamin kerjasama Anda tidak akan bermasalah di kemudian hari.

   2. Kemampuan Keuangan

   Aspek ini seringkali diabaikan oleh klien. Setidaknya Anda harus dan berhak untuk mempelajari Laporan Neraca dan Laba-Rugi dari calon Outsourcing. Anda tentunya tidak ingin kerjasama berantakan di tengah-tengah masa perjanjian hanya karena Outsourcing tersebut ternyata memiliki masalah keuangan yang parah bukan?

   3. Dukungan Sumber Daya Manusia

   Dukungan sumber daya manusia tidak hanya melihat jumlah orang yang akan melaksanakan pekerjaan dari organisasi/perusahaan Anda. Tapi yang lebih penting adalah aspek pengalaman dari masing-masing personil yang akan dilibatkan oleh Outsourcing dalam kontrak yang diberikan oleh organisasi/perusahaan Anda. Sebaiknya Anda melakukan verifikasi melalui telepon kepada masing-masing anggota tim kerja yang dibentuk oleh Outsourcing untuk memastikan mereka memang betul-betul direkrut.

   4. Service Level Agreement (SLA)
      • Masa dukungan

      Dalam banyak kasus pengembangan aplikasi perangkat lunak sebuah sistem informasi berbasis IT selalu terbentur dalam masalah penyesuaian dan perbaikan bug. Setidaknya masa dukungan yang diperlukan berkisar antara 6-12 bulan setelah instalasi aplikasi perangkat lunak untuk menyelesaikannya hingga optimal. Sedangkan untuk pengadaan perangkat keras sebaiknya ada garansi penggantian barang yang minimal setara untuk kerusakan di bawah 3 bulan setelah serah terima pekerjaan.

      • Tahapan pembayaran

      Perhatikan juga masalah tahapan pembayaran. Sebaiknya pencairan pembayaran dilaksanakan per kemajuan pekerjaan.

      • Ruang lingkup dukungan

      Pastikan ruang lingkup dukungan yang organisasi/perusahaan Anda inginkan. Ruang lingkup minimal yang harus dipenuhi oleh Outsourcing antara lain adalah waktu respon atas laporan kesalahan, bebas biaya untuk perbaikan, remote-access tanpa dipungut biaya jika server Anda memungkinkan untuk diakses, dsb. Masalah SLA ini menjadi penting dalam menjamin kualitas dan dukungan purna jual dari Outsourcing kepada organisasi/perusahaan Anda.

   5. Harga yang Proporsional

   Harga memang sangat relatif. Tapi harus dipahami bahwa biaya untuk mengelola sebuah sistem informasi memang besar dan sangat dipengaruhi oleh tingkat ketergantungan organisasi/perusahaan tersebut pada informasi. Di beberapa organisasi/perusahaan biaya pengelolaan sistem informasi bisa menghabiskan hingga 50% lebih dari total anggaran belanjanya. Jadi periksalah penawaran yang diajukan oleh calon Outsourcing. Apakah ada item pembiayaan yang tidak tercantum dan mungkin bisa menjebak Anda di kemudian hari karena dianggap tidak termasuk dalam ruang lingkup pekerjaan tetapi ternyata merupakan titik kritis kesuksesan proyek/kegiatan tersebut. Bandingkan daftar ruang lingkup pekerjaan yang ditawarkan berikut SLA-nya dengan harga yang ditawarkan. Jadi tidak selamanya total harga termurah berarti menjadi keuntungan bagi organisasi/perusahaan Anda.

   6. Audit Pekerjaan

   Masalah audit atas pelaksanaan pekerjaan hingga serah terimanya seringkali diabaikan oleh banyak organisasi/perusahaan kepada Outsourcing IT-nya. Padahal audit IT adalah hal yang sangat penting dalam menjamin keberhasilan penerapan teknologi informasi di dalam bisnis Anda.

KESIMPULAN

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai.

Sistem informasi yang melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi seringkali dilayani oleh sistem penopang keputusan/decision support system (DSS) yang didalamnya berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung.Integrasi sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki.

Penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi suatu perusahaan mutlak harus dilakukan baik secara manual maupun secara komputerise, mampu ataupun tidak mampu perusahaan melaksanakannya karena sistem informasi sangat berperan dalam mendorong bisnis perusahaan dan juga untuk pengambilan keputusan. Bahkan pada waktu yang akan datang, sistem informasi juga berperan sebagai enable business transaction bagi perusahaan.

Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi.  Penerbit Andi Offset. Yogyakarta.

Kurniawan, R.G. 2008. The Insourcing or Outsourcing Decision Process.

O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12^th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc

www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-10-Outsourcing-TransactionCostAndInstitutionalTheories.pdf, Outsourcing Sistem Informasi : Menghubungkan Teori Biaya

www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-11-MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing,

www.economic-law.net/jurnal/ZulkarnainIbrahim.doc. Praktek Outsourcing dan Perlindungan Hak-Hak Pekerja,

www.malangnet.wordpress.com. “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”

www.mti.ugm.ac.id/~lukito/E-Services/ES-The%20World%20is%20Flat.ppt. Pengaruh TI Terhadap Kehidupan Manusia

www.ppm-manajemen.ac.id/…/PAPER%20OUTSOURCING%20final.do

www.total.or.id/info.php?kk=Outsourcing, Kesulitan Outsourcing di Indonesia.

www.yuvenalia.blog.binusian.org/2009/11/27/outsourcing-an-overview/

Ngoprek-ngoprek mainan baru yang namanya  blogstudent…..gw pikir seru bisa diotak-atik…ehh malah lum berhasil juga ngoprek theme hasil dunlud….apa memang kaku yah neh blognya….

*yang udeh berhasil ngubah theme hasil dunlud ato dapat nyari theme baru share ke gw dunk yah….

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs